Si utilizas HubSpot para gestionar contactos, empresas, negocios o tickets, ahora puedes encontrar registros relacionados directamente desde las páginas de índice del CRM gracias al nuevo filtrado multiobjeto. Esta actualización permite filtrar un objeto utilizando propiedades de otro objeto asociado. Por ejemplo, puedes mostrar únicamente los contactos que estén vinculados a negocios en una etapa específica, las empresas con tickets abiertos de alta prioridad o los negocios asociados a clientes de un determinado segmento.

Hasta ahora, responder este tipo de preguntas normalmente implicaba crear listas, construir informes personalizados o exportar datos para analizarlos fuera del CRM. Con esta nueva función, el análisis puede realizarse en la misma vista donde trabajas cada día, facilitando la búsqueda de oportunidades comerciales, el seguimiento de clientes y la ejecución de acciones masivas sobre los registros encontrados.

Para los equipos de ventas, marketing y servicio al cliente, esto significa dedicar menos tiempo a preparar información y más tiempo a actuar sobre ella. Además, las vistas filtradas pueden guardarse para reutilizarlas cuando sea necesario, mejorando la productividad y la colaboración entre los equipos. Esta funcionalidad está disponible para todas las suscripciones de pago de HubSpot.

El problema

Una de las preguntas más frecuentes cuando una empresa comienza a utilizar un CRM es:

¿Cómo encuentro registros que cumplen condiciones relacionadas con otro objeto del CRM?

Por ejemplo:

• Un ejecutivo comercial quiere ver únicamente los contactos asociados a negocios que están en negociación.
• Un gerente necesita identificar las empresas que tienen una renovación programada para este trimestre.
• El equipo de servicio desea encontrar los clientes que tienen un ticket crítico abierto.
• Marketing quiere segmentar contactos que pertenecen a empresas de un determinado tamaño y que además tienen oportunidades activas.

Hasta hace poco, estas consultas no podían resolverse directamente desde las páginas de Contactos, Empresas o Negocios. Era necesario crear una lista, diseñar un informe o incluso exportar los datos para analizarlos en Excel.

Aunque estas alternativas funcionaban, añadían pasos adicionales y hacían más lento el trabajo diario.

¿Por qué ocurría esta limitación?

En HubSpot, cada objeto del CRM tiene sus propias propiedades.

Por ejemplo, un contacto tiene información como:

• Nombre.
• Cargo.
• País.
• Estado del ciclo de vida.
• Propietario.
• Fecha de creación.

Mientras que un negocio posee propiedades completamente distintas, como:

• Monto.
• Pipeline.
• Etapa del negocio.
• Fecha estimada de cierre.
• Tipo de negocio.

Cuando un usuario abría la página de Contactos, únicamente podía filtrar utilizando propiedades del propio contacto.

Si necesitaba responder una pregunta como:

¿Qué contactos pertenecen a negocios con una probabilidad de cierre superior al 80 %?

la página de Contactos no podía acceder directamente a las propiedades del negocio asociado.

Lo mismo ocurría con Empresas, Tickets, Objetos personalizados y otros registros del CRM.

Esta separación obligaba a construir consultas mediante listas o informes antes de poder trabajar con los resultados.

Consecuencias

Aunque parezca una limitación menor, tenía impacto en la operación diaria.

Entre los problemas más habituales estaban:

• Más tiempo preparando información antes de ejecutar una acción.
• Creación de listas temporales que después quedaban sin uso.
• Exportaciones innecesarias a Excel.
• Dificultad para responder preguntas operativas durante reuniones comerciales.
• Mayor dependencia del administrador del CRM para construir segmentaciones específicas.
• Riesgo de trabajar con información desactualizada cuando los datos se exportaban fuera de HubSpot.

En organizaciones con cientos o miles de registros, estos pasos adicionales podían convertirse en una pérdida importante de tiempo para los equipos comerciales.

¿Qué cambió con el filtrado multiobjeto?

La actualización anunciada por HubSpot incorpora una capacidad muy esperada: filtrar registros utilizando propiedades de objetos asociados directamente desde las páginas de índice del CRM.

En otras palabras, una página de Contactos ya no está limitada únicamente a las propiedades del contacto.

Ahora también puede consultar información relacionada con:

• Negocios asociados.
• Empresas asociadas.
• Tickets asociados.
• Objetos personalizados relacionados.
• Otros objetos compatibles mediante asociaciones.

Esto permite construir filtros mucho más potentes sin abandonar la vista principal del CRM.

Por ejemplo, ahora es posible responder preguntas como:

• ¿Qué contactos pertenecen a negocios en etapa de negociación?
• ¿Qué empresas tienen tickets abiertos con prioridad alta?
• ¿Qué negocios están asociados a empresas del sector salud?
• ¿Qué contactos pertenecen a clientes cuya renovación vence este mes?

Todo esto puede realizarse desde la propia página del CRM, sin necesidad de crear listas ni generar informes previamente.

Además, una vez obtenido el resultado, es posible guardar la vista para reutilizarla, compartirla con otros usuarios o ejecutar acciones masivas sobre los registros encontrados.

Casos de uso donde el filtrado multiobjeto marca la diferencia

El verdadero valor de esta actualización no está únicamente en reducir el número de clics. Lo importante es que permite responder preguntas operativas directamente desde el CRM, utilizando la información que ya existe en los objetos relacionados.

A continuación, revisemos algunos escenarios donde esta función puede ahorrar tiempo y facilitar la toma de decisiones.

Caso 1: Priorizar contactos con oportunidades activas

Un ejecutivo comercial quiere concentrar su jornada en prospectos que realmente tienen posibilidades de convertirse en clientes.

En lugar de revisar negocio por negocio, puede abrir la página de Contactos y aplicar un filtro utilizando las propiedades del objeto Negocios.

Por ejemplo:

• Etapa del negocio = Negociación.
• Monto del negocio superior a USD 20.000.
• Fecha estimada de cierre dentro de los próximos 30 días.

El resultado será una lista de contactos asociados a oportunidades prioritarias, lista para realizar llamadas, enviar correos o programar seguimientos.

Caso 2: Identificar empresas con renovaciones próximas

Para un equipo de Customer Success, anticiparse a una renovación puede marcar la diferencia entre retener o perder un cliente.

Ahora es posible abrir la página de Empresas y filtrar utilizando propiedades del negocio asociado, como:

• Tipo de negocio = Renovación.
• Fecha de cierre durante el trimestre actual.
• Estado = Abierto.

De esta forma, el equipo obtiene una vista clara de las empresas que requieren atención antes del vencimiento de su contrato.

Caso 3: Priorizar clientes con incidencias críticas

El área de servicio necesita identificar rápidamente los clientes que presentan problemas importantes.

Desde la página de Empresas, es posible filtrar por propiedades del objeto Tickets, por ejemplo:

• Prioridad = Alta.
• Estado = Abierto.
• Categoría = Incidente.

Así, el equipo puede concentrar sus esfuerzos en los clientes que requieren una respuesta inmediata.

Caso 4: Segmentar contactos según el avance de una venta

Marketing suele necesitar campañas muy específicas según el estado del proceso comercial.

Con el filtrado multiobjeto, puede encontrar contactos asociados a negocios que:

• Aún no han sido ganados.
• Se encuentran en negociación.
• Tienen una determinada línea de negocio.
• Superan un monto mínimo.

Esta segmentación puede servir para revisar registros antes de crear una lista definitiva o lanzar una campaña.

Caso 5: Detectar cuentas estratégicas

Los gerentes comerciales suelen revisar periódicamente las empresas más relevantes de su cartera.

Ahora pueden construir vistas que muestren únicamente empresas relacionadas con:

• Negocios abiertos.
• Oportunidades de alto valor.
• Clientes con renovaciones próximas.
• Tickets críticos abiertos.

Esto facilita las reuniones comerciales y permite detectar prioridades sin construir informes adicionales.

Paso a paso: ¿Cómo utilizar el filtrado multiobjeto en HubSpot?

Una de las ventajas de esta actualización es que el proceso resulta muy sencillo y no requiere configuraciones especiales.

Paso 1. Accede a la página del objeto

Ingresa al objeto desde el que deseas comenzar.

Por ejemplo:

• Contactos.
• Empresas.
• Negocios.
• Tickets.

Paso 2. Abre el panel de filtros

Haz clic en Filtros para comenzar a construir una nueva vista.

Paso 3. Selecciona un objeto asociado

Dentro de las opciones de filtrado aparecerá la posibilidad de utilizar propiedades de un objeto relacionado.

Dependiendo del objeto principal, podrás elegir entre:

• Empresas.
• Contactos.
• Negocios.
• Tickets.
• Objetos personalizados (cuando existan asociaciones).

Paso 4. Elige la propiedad

Selecciona la propiedad sobre la que deseas realizar el filtro.

Por ejemplo:

• Etapa del negocio.
• Fecha estimada de cierre.
• Prioridad del ticket.
• Industria de la empresa.
• Tipo de cliente.

Paso 5. Define el criterio

Configura el operador correspondiente.

Algunos ejemplos:

• Es igual a.
• Contiene.
• Es cualquiera de.
• Es mayor que.
• Está entre determinadas fechas.

Paso 6. Aplica el filtro

HubSpot actualizará inmediatamente la vista mostrando únicamente los registros que cumplen todas las condiciones establecidas.

No es necesario ejecutar consultas adicionales ni crear listas temporales.

Paso 7. Guarda la vista

Si utilizarás este filtro con frecuencia, guarda la vista para reutilizarla cuando la necesites.

Esto resulta especialmente útil para:

• Equipos comerciales.
• Customer Success.
• Soporte.
• Marketing.
• Gerencia.

Cada usuario puede acceder rápidamente a la información relevante sin tener que reconstruir los filtros cada vez.

Errores que esta función ayuda a evitar

Aunque el filtrado multiobjeto simplifica mucho el trabajo diario, sigue siendo importante comprender cómo funcionan las asociaciones dentro del CRM.

Algunas recomendaciones son:

• Verificar que los registros estén correctamente asociados antes de construir los filtros.
• Mantener actualizadas las propiedades utilizadas como criterio.
• Evitar crear múltiples vistas que respondan exactamente a la misma necesidad.
• Revisar periódicamente las vistas compartidas para asegurar que siguen siendo útiles para el equipo.
• Recordar que esta función complementa las listas y los informes, pero no los reemplaza en todos los escenarios.

Las listas continúan siendo la mejor alternativa cuando se necesitan automatizaciones, campañas de marketing o audiencias dinámicas. El filtrado multiobjeto, en cambio, destaca cuando el objetivo es consultar información y actuar rápidamente desde el propio CRM.

Recomendaciones prácticas

Si tu equipo utiliza HubSpot todos los días, estas recomendaciones te ayudarán a sacar el máximo provecho al filtrado multiobjeto.

• Crea vistas específicas para cada equipo utilizando información relevante de los objetos asociados.
• Utiliza nombres descriptivos para las vistas guardadas, facilitando su identificación por otros usuarios.
• Revisa periódicamente que las asociaciones entre objetos estén correctamente configuradas para obtener resultados precisos.
• Combina filtros propios y asociados para construir segmentaciones más útiles sin necesidad de crear listas temporales.
• Utiliza las vistas filtradas antes de ejecutar acciones masivas, como asignar propietarios, actualizar propiedades o enviar registros a otros procesos.
• Sigue utilizando listas cuando necesites alimentar workflows, campañas de marketing o automatizaciones, ya que el filtrado multiobjeto está pensado principalmente para consultar y gestionar registros desde el CRM.

Conclusión

El filtrado multiobjeto representa una de esas mejoras que simplifican el trabajo diario sin cambiar la forma en que utilizas HubSpot.

En lugar de crear listas temporales o exportar información para responder preguntas operativas, ahora puedes consultar directamente la relación entre contactos, empresas, negocios, tickets y otros objetos desde las páginas del CRM.

Para los equipos comerciales significa identificar oportunidades con mayor rapidez. Para Customer Success facilita el seguimiento de renovaciones y clientes prioritarios. Para marketing mejora la revisión de segmentos antes de lanzar campañas. Y para los administradores del CRM reduce la necesidad de construir listas o informes para consultas que ahora pueden resolverse en pocos clics.

No reemplaza las listas ni los reportes, pero sí elimina muchos pasos intermedios en tareas que forman parte del trabajo cotidiano.

¿Tu equipo sigue utilizando listas o exportaciones para responder preguntas que deberían resolverse directamente desde el CRM?

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