Si utilizas HubSpot para gestionar contactos, empresas, negocios o tickets, ahora puedes encontrar registros relacionados directamente desde las páginas de índice del CRM gracias al nuevo filtrado multiobjeto. Esta actualización permite filtrar un objeto utilizando propiedades de otro objeto asociado. Por ejemplo, puedes mostrar únicamente los contactos que estén vinculados a negocios en una etapa específica, las empresas con tickets abiertos de alta prioridad o los negocios asociados a clientes de un determinado segmento.
Hasta ahora, responder este tipo de preguntas normalmente implicaba crear listas, construir informes personalizados o exportar datos para analizarlos fuera del CRM. Con esta nueva función, el análisis puede realizarse en la misma vista donde trabajas cada día, facilitando la búsqueda de oportunidades comerciales, el seguimiento de clientes y la ejecución de acciones masivas sobre los registros encontrados.
Para los equipos de ventas, marketing y servicio al cliente, esto significa dedicar menos tiempo a preparar información y más tiempo a actuar sobre ella. Además, las vistas filtradas pueden guardarse para reutilizarlas cuando sea necesario, mejorando la productividad y la colaboración entre los equipos. Esta funcionalidad está disponible para todas las suscripciones de pago de HubSpot.
Una de las preguntas más frecuentes cuando una empresa comienza a utilizar un CRM es:
¿Cómo encuentro registros que cumplen condiciones relacionadas con otro objeto del CRM?
Por ejemplo:
Hasta hace poco, estas consultas no podían resolverse directamente desde las páginas de Contactos, Empresas o Negocios. Era necesario crear una lista, diseñar un informe o incluso exportar los datos para analizarlos en Excel.
Aunque estas alternativas funcionaban, añadían pasos adicionales y hacían más lento el trabajo diario.
En HubSpot, cada objeto del CRM tiene sus propias propiedades.
Por ejemplo, un contacto tiene información como:
Mientras que un negocio posee propiedades completamente distintas, como:
Cuando un usuario abría la página de Contactos, únicamente podía filtrar utilizando propiedades del propio contacto.
Si necesitaba responder una pregunta como:
¿Qué contactos pertenecen a negocios con una probabilidad de cierre superior al 80 %?
la página de Contactos no podía acceder directamente a las propiedades del negocio asociado.
Lo mismo ocurría con Empresas, Tickets, Objetos personalizados y otros registros del CRM.
Esta separación obligaba a construir consultas mediante listas o informes antes de poder trabajar con los resultados.
Aunque parezca una limitación menor, tenía impacto en la operación diaria.
Entre los problemas más habituales estaban:
En organizaciones con cientos o miles de registros, estos pasos adicionales podían convertirse en una pérdida importante de tiempo para los equipos comerciales.
La actualización anunciada por HubSpot incorpora una capacidad muy esperada: filtrar registros utilizando propiedades de objetos asociados directamente desde las páginas de índice del CRM.
En otras palabras, una página de Contactos ya no está limitada únicamente a las propiedades del contacto.
Ahora también puede consultar información relacionada con:
Esto permite construir filtros mucho más potentes sin abandonar la vista principal del CRM.
Por ejemplo, ahora es posible responder preguntas como:
Todo esto puede realizarse desde la propia página del CRM, sin necesidad de crear listas ni generar informes previamente.
Además, una vez obtenido el resultado, es posible guardar la vista para reutilizarla, compartirla con otros usuarios o ejecutar acciones masivas sobre los registros encontrados.
El verdadero valor de esta actualización no está únicamente en reducir el número de clics. Lo importante es que permite responder preguntas operativas directamente desde el CRM, utilizando la información que ya existe en los objetos relacionados.
A continuación, revisemos algunos escenarios donde esta función puede ahorrar tiempo y facilitar la toma de decisiones.
Un ejecutivo comercial quiere concentrar su jornada en prospectos que realmente tienen posibilidades de convertirse en clientes.
En lugar de revisar negocio por negocio, puede abrir la página de Contactos y aplicar un filtro utilizando las propiedades del objeto Negocios.
Por ejemplo:
El resultado será una lista de contactos asociados a oportunidades prioritarias, lista para realizar llamadas, enviar correos o programar seguimientos.
Para un equipo de Customer Success, anticiparse a una renovación puede marcar la diferencia entre retener o perder un cliente.
Ahora es posible abrir la página de Empresas y filtrar utilizando propiedades del negocio asociado, como:
De esta forma, el equipo obtiene una vista clara de las empresas que requieren atención antes del vencimiento de su contrato.
El área de servicio necesita identificar rápidamente los clientes que presentan problemas importantes.
Desde la página de Empresas, es posible filtrar por propiedades del objeto Tickets, por ejemplo:
Así, el equipo puede concentrar sus esfuerzos en los clientes que requieren una respuesta inmediata.
Marketing suele necesitar campañas muy específicas según el estado del proceso comercial.
Con el filtrado multiobjeto, puede encontrar contactos asociados a negocios que:
Esta segmentación puede servir para revisar registros antes de crear una lista definitiva o lanzar una campaña.
Los gerentes comerciales suelen revisar periódicamente las empresas más relevantes de su cartera.
Ahora pueden construir vistas que muestren únicamente empresas relacionadas con:
Esto facilita las reuniones comerciales y permite detectar prioridades sin construir informes adicionales.
Una de las ventajas de esta actualización es que el proceso resulta muy sencillo y no requiere configuraciones especiales.
Ingresa al objeto desde el que deseas comenzar.
Por ejemplo:
Haz clic en Filtros para comenzar a construir una nueva vista.
Dentro de las opciones de filtrado aparecerá la posibilidad de utilizar propiedades de un objeto relacionado.
Dependiendo del objeto principal, podrás elegir entre:
Selecciona la propiedad sobre la que deseas realizar el filtro.
Por ejemplo:
Configura el operador correspondiente.
Algunos ejemplos:
HubSpot actualizará inmediatamente la vista mostrando únicamente los registros que cumplen todas las condiciones establecidas.
No es necesario ejecutar consultas adicionales ni crear listas temporales.
Si utilizarás este filtro con frecuencia, guarda la vista para reutilizarla cuando la necesites.
Esto resulta especialmente útil para:
Cada usuario puede acceder rápidamente a la información relevante sin tener que reconstruir los filtros cada vez.
Aunque el filtrado multiobjeto simplifica mucho el trabajo diario, sigue siendo importante comprender cómo funcionan las asociaciones dentro del CRM.
Algunas recomendaciones son:
Las listas continúan siendo la mejor alternativa cuando se necesitan automatizaciones, campañas de marketing o audiencias dinámicas. El filtrado multiobjeto, en cambio, destaca cuando el objetivo es consultar información y actuar rápidamente desde el propio CRM.
Si tu equipo utiliza HubSpot todos los días, estas recomendaciones te ayudarán a sacar el máximo provecho al filtrado multiobjeto.
El filtrado multiobjeto representa una de esas mejoras que simplifican el trabajo diario sin cambiar la forma en que utilizas HubSpot.
En lugar de crear listas temporales o exportar información para responder preguntas operativas, ahora puedes consultar directamente la relación entre contactos, empresas, negocios, tickets y otros objetos desde las páginas del CRM.
Para los equipos comerciales significa identificar oportunidades con mayor rapidez. Para Customer Success facilita el seguimiento de renovaciones y clientes prioritarios. Para marketing mejora la revisión de segmentos antes de lanzar campañas. Y para los administradores del CRM reduce la necesidad de construir listas o informes para consultas que ahora pueden resolverse en pocos clics.
No reemplaza las listas ni los reportes, pero sí elimina muchos pasos intermedios en tareas que forman parte del trabajo cotidiano.
¿Tu equipo sigue utilizando listas o exportaciones para responder preguntas que deberían resolverse directamente desde el CRM?
En Ciclo de Vida LATAM ayudamos a empresas a optimizar HubSpot para que los equipos comerciales, marketing y servicio trabajen con información más clara, procesos más simples y mejores decisiones.
Si quieres sacar mayor provecho a las últimas funcionalidades de HubSpot, podemos ayudarte a revisar la configuración de tu CRM y encontrar oportunidades de mejora.